دفتری کارکن کی مختلف اقسام ⇐ دفتر میں کام کرنے والے کارکن مختلف قسم کے ہوتے ہیں۔ ان میں ٹائپسٹ کلرک ، سٹینو ٹائپسٹ ، سٹینو گرافر ، سپر نٹنڈنٹ اور پرائیویٹ سیکرٹری وغیرہ شامل ہیں۔
پرائیویٹ سیکرٹری یا ذاتی معتمد کے فرائض
پرائیویٹ سیکرٹری کے اہم فرائض درج ذیل ہوتے ہیں
- املا لکھنا اور اسے ٹائپ کرنا
- افسر کے حسابات اور اس کے بینک کے معاملات کی دیکھ بھال کرنا
- ملاقاتیوں کا استقبال اور خاطر تواضع کرنا
- ٹیلی فون وصول کرنا اور پیغامات پہنچانا
- افسر کی مصروفیات کا خیال رکھنا اور تفصیلات کا ڈائری میں اندراج کرنا
- افسر کے سفر کے انتظامات کرناسیٹ بک کرانا ، رہائش اور کرنسی کا بندو بست کرنا
- افسر کی خفیہ اور ذاتی خط و کتابت کا ریکارڈ رکھنا
- میٹنگ کی کارروائی لکھنا
- افسر کے کمرے میں آویزاں چارٹ وغیرہ کو مکمل رکھنا اور ان میں تازہ ترین معلومات کا اندراج کرتے رہنا
- افسر کے استعمال کے لئے اسٹیشنری وغیرہ مہیا کرنا
- افسر کے معمول کے کاموں کی تکمیل کرنا تاکہ اس کے وقت کی بچت ہو سکے
- افسر کے آمدنی ٹیکس سرمایہ کاری اور دیگر ذاتی امورکی دیکھ بھال کرتا
- اپنے ماتحت عملہ کی دیکھ بھال کرن۔
- دفتر میں استعمال ہونے والی مختلف قسم کی مشینوں کو چلانا اور ان کی دیکھ بھال کرنا
- اگر پرائیویٹ سیکرٹری اپنے فرائض کو دیانتداری مستعدی اور تندی سے ادا کرے گا تو اس کے اور افسر کے مابین تعلقات مثالی نوعیت کے ہوں گے۔
دفتری امور کی انجام دہی کے لئے معتمد کے اوصاف
پرائیویٹ سیکرٹری یا ذاتی معتمد کو چاہئے کہ اس بات کا خیال رکھے کہ جو دستاویزات اور خط اس کے دفتر سے جاری ہو وہ ہر لحاظ سے مکمل ہوتا کہ افسر کو ہر چیز کی ذاتی طور پر پڑتال نہ کرنی پڑے۔ سیکرٹری کو اپنے افسر پر ثابت کرنا چاہئے کہ وہ اپنے طور پر کام کرنے کی اہلیت رکھتا ہے۔سیکرٹری کو ٹیلی فون پر ہی ہر طرح کی صورت میں ڈپلومہ میسی سے بات کرنے کا اہل ہونا چاہئے ۔
تمام دفتری امور
دفتری کارکن کی مختلف اقسام
افسر کو اس پر مکمل اعتماد ہونا چاہئے کہ وہ تمام دفتری امور میں مکمل راز داری سے کام لے گا اور کسی کو اس کے متعلق ان کا علم نہیں ہو گا۔
اہم حقائق
سیکرٹری کو اس قابل ہونا چاہئے کہ وہ مختلف قسم کی رپورٹوں اور جرائد میں دیئے گئے اہم حقائق افسر کو بتلا سکے تا کہ افسر کو وہ تمام مواد نہ پڑھنا پڑے۔ سیکرٹری کو علم ہونا چاہئے کہ بعض اوقات ضروری کام کے سلسلہ میں اسے دیر تک دفتر میں رکنا پڑ سکتا ہے۔
مفاہمت
تاہم افسر کا بھی فرض ہے کہ کام فوری نوعیت کا نہ ہو تو سیکرٹری کو چھٹی کے بعد نہ روکے رکھے۔ افسر اور سیکرٹری کے مابین واضح طور پر مفاہمت ہونی چاہئے کہ افسر کی غیر موجودگی میں اسے کون سے امور سر انجام دیتے ہیں
غیر حاضری
افسر کو قطعی طور پر اطمینان ہونا چاہئے کہ اس کا سیکرٹری اس کی غیر حاضری میں ہر قسم کی صورت حال کو سنبھال سکتا ہے۔
سیکرٹری
افسر کو چاہئے کہ وہ اپنے سیکرٹری کو اپنی تمام مصروفیات اور منصوبوں سے آگاہ رکھے تا کہ وہ بہتر طور پر اس کا مددگار ثابت ہو سکے۔ بعض اوقات کچھ غلطیاں افسر کی وجہ سے سرزد ہوتی ہیں ایسے مواقع پر افسر کو ان باتوں کی ذمہ داری لیتے ہوئے اپنی کوتاہی کے لئے معذرت کرنا چاہئے۔ افسر کو یقین ہونا چاہئے کہ اس کا سیکرٹری وقت کا پابند ہے۔
سیکرٹری کو علم ہونا
دفتری کارکن کی مختلف اقسام سیکرٹری کو علم ہونا چاہئے کہ کبھی کبھار کسی خاص وجہ سے افسر وقت پر شاید دفتر نہ آسکے۔
عادات و اطوار
سیکرٹری کو اپنی کار کردگی اور عادات و اطوار کی ایک قابل قدر مثال قائم کرنا چاہئے تا کہ دیگر عملہ اسے اپنا سکے اسے ہمیشہ صاف ستھرا رہنا چاہئے کیونکہ اس سے اس کی اپنی اور اس کے افسر کی شہرت میں اضافہ ہوتا ہے۔
تہواروں
سیکرٹری کو مختلف تہواروں پر افسر سے معلوم کرنا چاہئے کہ اسے کون سے انتظامات کرنا ہیں۔ مثلاً عید کارڈ کی تیاری وغیرہ۔
معتمد سکے ذاتی اوصاف
کسی شخص کی خوبیوں اور خامیوں کا پتہ چلانے کے لئے کسی پیمانہ یا امتحان سے کام نہیں لیا جا سکتا۔ انٹرویو کے دوران امیدوار سے اس قسم کے سوالات پوچھے جاسکتے ہیں جس سے اس کی عادات و اوصاف کا کچھ علم ہو سکتا ہے۔ اس سے بھی اہم بات یہ ہوتی ہے کہ نئے دفتری کارکنوں کا کارآموزی کے ابتدائی دنوں میں خاص طور پر جائزہ لیا جاتا ہے۔
ذاتی خوبیوں
ان کے ہر کام پر نظر رکھی جاتی ہے۔ تا کہ اس بات کا فیصلہ کیا جا سکے کہ کیا وہ ان خوبیوں کے مالک ہیں جن کی بنا پر انہیں دفتر میں مستقل طور پر رکھا جاسکے ۔ ان ذاتی خوبیوں میں سے جنہیں ملازمت دہندہ اپنے کارکنوں میں لازمی طور پر دیکھنا چاہتا ہے، چند ایک مندرجہ ذیل ہیں ۔
- اولیت
- بلند نظری عالی حوصلگی
- حاضر دماغی
- درستگی اور ستھر اپن
- قابل اعتماد ہونا
- جسمانی صفائی
اولیت
اس خوبی سے یہ مراد ہے کہ کارکن بغیر بتلائے متعلقہ امور کو صحیح طریقہ سے سر انجام دے سکے اور جو شخص اس کا اہل ہوتا ہے اس کی ہر دفتر میں ضرورت ہوتی ہے۔ خود اقدام کرنے والا ہر شخص ظاہر کرتا ہے کہ اسے اپنے ادارے کا بخوبی علم ہے اور وہ جانتا ہے کہ کیا کرنے کی ضرورت ہے اور اپنے کام کرنے کی اہلیت بھی واضح کرتا ہے۔ بلا شبہ اکثر وفاتر میں نئے دفتری کا رکن کو اس کے کام کی تربیت دی جاتی ہے
معمولی ٹریننگ
دفتری کارکن کی مختلف اقسام تاہم معمول کے امور کے لئے کسی غیر معمولی ٹریننگ کی ضرورت نہیں ہوتی ۔
سلیقہ
علاوہ ازیں جوں جوں دفتری کا رکن کو تجربہ ہوتا جاتا ہے اسے اپنے کام کو سمجھنے اور احسن طریقہ سے کرنے کا سلیقہ بھی آتا جاتا ہے۔
شعبہ جات
اولیت کے سلسلے میں سب سے پہلا مرحلہ معلومات کا جمع کرنا ہوتا ہے۔ کیونکہ اپنے ادارے کے مختلف شعبہ جات کے علم کے بغیر اس کی بہتری کے لئے زیادہ کام نہیں کیا جا سکتا اس لئے اپنے ادارے کی تنظیم اور اس کے قواعد وضوابط کو اچھی طرح سمجھنے کی کوشش کریں۔
مواد کا مطالعہ
اس کی پالیسیوں اور کارگزاری کے متعلق دستیاب مواد کا مطالعہ کریں۔ اولیت کا اہل ہونے کے لئے حاضر دماغ ہونا ضروری ہوتا ہے۔
مروجہ طریقہ کار
ایسا کا رکن جو بغیر بتلائے کام کرنے کا خواہش مند ہو یہ تجزیہ بھی کر سکتا ہے کہ وہ کیا کرنا چاہتا ہے اور اس کام کو کرنے کے کون کون سے ممکنہ طریقے ہو سکتے ہیں۔ اس کا مطلب یہ ہرگز نہیں کہ وہ مروجہ طریقہ کار کو ختم کر کے بلا مشورہ اپنے طریقے قائم کرتا رہے۔ اکثر اوقات کسی کام کو کرنے کے لئے بہت سوچ و بچار اور احتیاط سے طریقہ طے کیا جاتا ہے اور اسے بہت جلد ختم نہیں کیا جاسکتا ۔
ذرائع
دفاتر میں کچھ مسلمہ طریقے ہوتے ہیں لیکن کام کرنے کے بہتر ذرائع ہمیشہ ہی تلاش کئے جا سکتے ہیں۔
بلند نظری، اعلیٰ حوصلگی
نظری بلند نظری اور اعلیٰ حوصلگی کا ذاتی اوصاف کے ساتھ بہت گہرا تعلق ہے۔ کسی بھی جگہ کام کرنے والے میں اس صفت کی موجودگی قدر کی نگاہ سے دیکھی جاتی ہے۔ ان خواہشات کو ہر ناظم جانتا ہے۔ کیونکہ یہ خود اس میں موجود ہوتی ہیں، اسی لئے وہ اس عہدہ تک پہنچا ہے۔ بلند نگاہ لوگوں کے ذریعے ہی نئے خیالات جنم لیتے ہیں کام کرنے کے نئے طریقے وجود میں آتے ہیں
نئی راہیں تلاش کی جاتی ہیں۔
یہ بلند نگاہ لوگ وہ ہوتے ہیں
جو ہر روز نئے نئے کام کے متلاشی رہتے ہیں
انہیں پایہ تکمیل تک پہنچاتے ہیں۔
حاضر دماغی
اکثر ملازمت دہندہ اپنے عملہ کی بھرتی کے دوران اور ترقی کے لئے انتخاب کے وقت حاضر دماغی کو بہت زیادہ اہمیت دیتے ہیں۔ حاضر دماغی کی بالکل درست تعریف کرنا مشکل ہے۔ اس سے کم و بیش مندرجہ ذیل صفات مراد ہوتی ہیں ۔
غور و فکر
کچھ جاننے کی خواہش غور و فکر کی اہمیت ہدایات کو فوری طور پر اور بالکل درست طور پر سمجھنے کی قابلیت اپنی کوتاہیوں سے سیکھنے کی خواہش اور غلطیوں کو دہرانے سے احتراز واضح اور جامع ہدایات دینے کی صلاحیت حاضر دماغی کے ساتھ ذہانت کا ہونا ضروری ہوتا ہے
دماغی صلاحیتوں کا ہونا
چوکنا رہنے کے لئے غیر معمولی دماغی صلاحیتوں کا ہونا لازمی ہے ۔ اس صفت کی موجودگی کا بہترین اظہار اس بات سے ہوتا ہے کہ نیا کارکن کتنی جلدی دفتر کا کام سمجھ لیتا ہے ۔ وہ معمول کی غلطیاں کس قدر کرتا ہے ۔ ایسی غلطیاں جن سے ایک چوکس کا رکن اپنا پہلو بچا لیتا ہے۔ حاضر دماغ لوگ ہمیشہ تازہ ترین معلومات رکھتے ہیں۔
سرگرمیوں میں حصہ
اپنے ارد گرد کی دنیا میں دلچسپی لیتے ہیں۔ وہ جس جگہ رہتے ہیں وہاں کی سرگرمیوں میں حصہ لیتے ہیں۔ وہ ایک اچھے اخبار کا روزانہ مطالعہ کرتے ہیں اور اپنے کام سے متعلقہ نئی کتب کا بھی وہ سماجی زندگی میں بھی اپنا مقام رکھتے ہیں ۔ یہی وہ لوگ ہیں جن کی ملازمت دہندہ کو تلاش رہتی ہے۔
درستگی اور ستھرا پن
دفتری کام میں درستگی اور ستھرا پن کی اہمیت کے باوجود اس کی طرف بہت کم توجہ دی جاتی ہے ۔ دفاتر میں ایسے کافی لوگ ہوتے ہیں جنہوں نے کافی عرصہ کی ملازمت کے بعد بھی کام کا سلیقہ نہیں سیکھا ہوتا۔ اکثر اوقات خطوط وغیرہ دوبارہ ٹائپ کروانے پڑتے ہیں ۔ کام ادھورا چھوڑ دیا جاتا ہے۔ یا فائلوں کے ڈھیر کے نیچے دب جاتا ہے ۔ ہدایات کو اچھی طرح سمجھا نہیں جاتا
نوعیت کے امور
جس کے نتیجے میں ایسا کام کر دیا جاتا ہے جس کی ضرورت نہیں ہوتی اور فوری نوعیت کے امور نا مکمل رہ جاتے ہیں۔ یہ تمام مثالیں درستگی اور ستھرا پن کی عدم موجودگی کا نتیجہ ہوتی ہیں۔ یہ تمام کاروبار کے لئے وقت ، سرمایہ اور ذرائع کے ضیاع کا باعث بنتی ہیں۔ درستگی اور ستھر اپنا ایک اچھی عادت ہے اور کارکن کو اسے اپنانا چاہئے ۔ اس کے لئے مندرجہ ذیل چند نکات قابل توجہ ہیں
کام طویل اور پیچیدہ
آپ کو یقین ہونا چاہئے کہ آپ اس کام کو کرنے کے پورے اہل ہیں ۔ جس کی آپ سے توقع کی جاتی ہے۔ اگر کام طویل اور پیچیدہ ہو تو کام کے ہر حصہ کے لئے ایک نظام اوقات بنائیں اور جوں جوں کام آگے بڑھتا جائے اس کا اندراج کرتے جائیں۔
ہدایات کے مطابق
جب کام مکمل ہو جائے تو دی گئی ہدایات کے مطابق اس کی پڑتال کر لین تا کہ یقین ہو جائے کہ جو کچھ کیا جانا تھا، کر دیا گیا ہے اور اسے کسی دوسرے کے سپرد کیا جا سکتا ہے۔
نکات
ایسا کام جو اعداد و شمار اور ہندسوں پر مشتمل ہو بہت زیادہ احتیاط کا متقاضی ہوتا ہے ۔ 1000 روپے اور 100 روپے میں صرف ایک صفر کا فرق ہے۔ لیکن یہ صفر ہی نفع اور نقصان کے فرق کے اظہار کا ذریعہ بن جاتا ہے۔ اس لئے آپ کے دیئے ہوئے اعداد و شمار کا کاروبار میں بہت دخل ہوتا ہے ۔ 
دفتری کام کا اصول
استفسار کے لئے صرف کیا گیا تھوڑا سا وقت پورے کام کو دوبارہ کرنے کے لئے درکار کئی گنا وقت کو بچا لیتا ہے۔ کام کی تفصیلات کو لکھ لینے کی عادت اپنائیے ۔ اگر ممکن ہو تو ہدایات ملتے ہی ان کو دہرائیں تاکہ وہ آپ کے ذہن میں نقش ہو جائیں
تحریر
آپ کے لکھے گئے نکات قابل فہم ہونے چاہئیں اور آپ کو ان کے معانی کا اچھی طرح علم ہونا چاہئے ایسی تحریر جو بعد میں پڑھی نہ جاسکے، کسی کام کی نہیں ہوتی ۔
دفتری کام کا اصول
دفتری کام کا اصول یہ ہے کہ پہلی بار ہی کام ٹھیک ہونا چاہئے ۔ ہر غلطی کام کو دو گنا کر دیتی ہے۔ اور کام کا خرچہ بڑھ جاتا ہے۔
قابل اعتماد ہونا
جو کام بھی کیا جائے صحیح طریقے سے کیا جانا چاہئے ۔ ایسا دفتری کا رکن جس پر بھروسہ نہ کیا جاسکے پریشانی کا سبب بنتا ہے ۔ لا پرواہی سے کیا ہوا کام ایسا ہی ہے جیسے وہ کام سرے سے کیا ہی نہ گیا ہو ۔
مشکلات کا شکار
جب بھی کسی ہنگامی نوعیت کا کام اس کے سپرد کیا جائے تو اسے مکمل کئے بغیر دم نہیں لیتا۔ ایسا ملازمت دہندہ جو اپنے کارکن پر بھروسہ نہیں کر سکتا ، مشکلات کا شکار رہتا ہے ۔
قابل اعتماد ملازمین کا ہونا
کسی بھی کام کے لئے قابل اعتماد ملازمین کا ہونا ازحد ضروری ہے۔ اور ایسے لوگوں کو ہی عموماً کام کا مستحق قرار دیا جاتا ہے۔
جسمانی صفائی
اس سے مراد یہ ہے کہ دفتر میں ماحول کے مطابق لباس وغیرہ پہن کر آنا صفائی کا خیال رکھنے کا حکم تو ہمارے نبی اکرم ﷺ نے بھی دیا ہے ۔ چاہئیے۔ صلى الله “الطهور سطر الایمان “ پاکیزگی ایمان کا حصہ ہے۔
صفائی کی اہمیت
دفتر میں کام کے دوران بہت سے لوگ قریب قریب بیٹھتے ہیں اس لئے صفائی کی اہمیت اور بھی بڑھ جاتی ہے ۔ دفتر میں لباس، بالوں کے سٹائل، جوتوں کے انتخاب اور بناؤ سنگھار میں اعتدال کو ہمیشہ مد نظر رکھنا چاہئے
دفترمیں پارٹی
دفتر میں کسی پارٹی میں جانے والا لباس پہن کر نہیں آنا چاہئے جب تک دفتر میں کوئی پارٹی نہ ہو رہی ہو۔
تعلقات عامہ
خواتین کو دفتر میں بہت زیادہ زیور پہن کر نہیں آنا چاہئے ۔ اور نہ ہی بھڑکیلا اور شوخ لباس ۔ یہ چیزیں کسی شادی بیاہ اور دیگر ایسی تقاریب پر ہی اچھی لگتی ہیں ۔ ہر دفتری کارکن کسی نہ کسی طرح اپنے دفتر یا فرم کے لئے تعلقات عامہ کے نمائندے کے طور پر کام کرتا ہے اور اگر کسی کا رکن کی ظاہری شکل وصورت کسی مہمان پر اچھا اثر نہ چھوڑے تو اس سے دفتر یا کمپنی کے مفاد کو نقصان پہنچتا ہے۔
لباس کے چناؤ
لباس کے چناؤ کے معاملہ میں تھوڑی سی سوچ بچار سے کارکن بہتر طور پر فیصلہ کر سکتا ہے کہ اس کے لئے کون سا لباس اچھا اور مناسب رہے گا اس سلسلہ میں دفتر میں تجربہ کار لوگوں سے مشورہ بھی مفید ہو سکتا ہے۔ یاد رکھنا چاہئے کہ ہر کارکن کی صلاحیت کا اندازہ اس کی کارکردگی کے علاوہ کسی حد تک اس کی ظاہری شکل وصورت سے بھی لگایا جاتا ہے ۔
ہم أمید کرتے ہیں آپ کو “دفتری کارکن کی مختلف اقسام“ کے بارے میں مکمل آگاہی مل گئی ہوگی۔۔۔
👈🏻مزید معلومات کیلئے ہمارے اس لنک پر کلک کریں
ہماری ویب سائٹ پر آنے کیلئے شکریہ
…………..دفتری کارکن کی مختلف اقسام…………..