اجلاس کی اہمیت ⇐ ہر ایک ادارہ خواہ تعلیمی ہو یا انتظامی یا تجارتی ہو اسے فعال بنانے اور ترقی کی راہ پر لانے کے لئے کسی منصوبہ بندی کی ضرورت ہوا کرتی ہے جب کسی ادارہ کے تفاعل کے درمیان کسی رکاوٹ کو محسوس کیا جاتا ہے تو منصوبہ کی قیادت کا تصور واضح طور پر سامنے آجاتا ہے ۔ المختصر یہ کہ ادارہ خواہ سرکاری ہو یا غیر سرکاری اس کے انتظام و انصرام کو چلانے کیلئے اجلاس بلانا ناگزیر ہے ۔ اکیلے شخص بہت سے افراد ا کٹھے ہو کر در پیش مسائل پر گفتگو کرتے ہیں جس کے نتیجے میں سفارشات یا قرار داد میں مرتب کر لی جاتی ہیں ۔ یہ فیصلے یا نتیجے اکیلے شخص کی بجائے بہت سے افراد ا کٹھے ہو کر در پیش مسائل پر گفتگو کرتے ہیں۔ جس کے نتیجے میں سفارشات یا قراردادیں مرتب کر لی جاتی ہیں یہ فیصلے یا نتیجے اکیلے شخص کے فیصلے سے بدرجہا بہترے ہوتے ہیں۔ کسی مسئلہ پر غور و خوض کرنے کا بہترین موقع ہوتا ہے۔ جو اجلاس کے انعقاد پر مہیا کیا جاتا ہے ۔ اجلاس کے شرکاء چونکہ بیدار مغز اور تجربہ کار لوگ ہوتے ہیں ۔ لہذا غلط فیصلوں کے امکان قلیل ہی نظر آتے ہیں۔ مسائل کے علاوہ بہت سے منصوبوں پر بھی سوچ بچار کرنی پڑتی ہے ۔ جس کے لئے اجلاس کی اہمیت اور بھی واضح ہو جاتی ہے۔ انہی منصوبوں کی روشنی میں کسی تنظیم کا آئندہ لائحہ عمل تیار کیا جاتا ہے ۔ اجلاس میں ہر قسم کے بحث و مباحثہ کے حسن و قبح پر نہایت سنجیدگی سے سوچا جاتا ہے تا کہ غلط فیصلہ کر کے تنظیم کے زوال کا باعث نہ بن جائے
اجلاس کی ضرورت
جب کوئی تنظیم ترقی کرتے کرتے اپنی وسعت اور دائرہ کار کے لحاظ سے وسیع ہو جاتی ہے تو اس کو اپنے ذیلی دفاتر یا شاخوں کا قیام عمل میں لانا پڑتا ہے۔ تا کہ مختلف نوعیت کے کام اپنے ذرائع سے سر انجام دیئے جائیں ۔ لیکن بالواسطہ ان کا تعلق مرکزی دفتر یا مرکزی تنظیم سے ہوتا ہے ۔ ہر شاخ یا ذیلی دفتر اپنی ضروریات اور مسائل کی نوعیت کے پیش نظر اجلاس منعقد کرتا ہے اور اس کی کارروائی صدر دفتر کو بھیج دی جاتی ہے۔ اس طرح صدر دفتر ان کے مسائل سے آگاہ ہو کر ان کا حل سوچتا ہے جس سے ترقی کے امکانات مزید بڑھ جاتے ہیں۔ اگر اجلاس اہم نوعیت کا حامل ہو۔ تو ذیلی دفاتر سے نمائندے بلا کر صدر دفتر میں ہی اجلاس منعقد کر لیا جاتا ہے۔
داخلی اجلاس
داخلی اجلاس ایسا اجلاس ہوتا ہے۔ جو کہ ایک محکمہ اور ڈویژن کے اندر وقوع پذیر ہوتا ہے ۔ یہ اجلاس باقاعدگی سے منعقد کئے جاتے ہیں۔ مدت کا تعین ہر ادارہ اپنی سہولت کے پیش نظر کرتا ہے ۔ اجلاس کو منعقد کرنا محکمہ کے سربراہ کے فرائض میں شامل ہے۔ محکمہ خواہ سرکاری یا غیر سرکاری یا نجی سطح کا ہو اس کی کارکردگی کو جانچنے اور رفتار ترقی کا جائزہ لینے کے لئے اجلاس کا منعقد کرنا ضروری ہے۔ داخلی اجلاس میں درج ذیل قسم کے مسائل زیر بحث آتے ہیں
- التوا میں پڑے ہوئے معاملات
- ایسے معاملات جن پر تبادلہ خیال ضروری سمجھا جائے
- شعبہ یا ڈویژن سے تعلق رکھنے والے اہم امور
- کار کردگی کو بہتر بنانے کے اقدام
تنظیم کے دائرہ کار کو وسیع کرنے کے مواقع
ہر شعبہ کا ذمہ دار افسر مناسب وقفہ پر اجلاس بلاتا ہے۔ اور اس کی روئیداد کے اہم نکات قلمبند کر کے محفوظ کر لیتا ہے۔ روئیداد میں کسی شخص کا انفرادی نقطہ نظر شامل نہیں کیا جاتا اگر کسی خاص مسئلے کی نشاندہی کرنی ہو تو اس کے متعلق نقطہ نظر پیش کرنے والے کا حوالہ دے دیا جاتا ہے۔ وفاقی حکومت میں معتقد یا نائب معتمد با شریک معتمد ایک ڈویژن کے افسروں کا اجلاس مہینہ میں ایک بار بلاتا ہے۔ اگر بعض حالات کی بناء پر ایک مہینہ کے بعد اجلاس نہ بلایا جائے تو کم از کم تین ماہ میں ایک دفعہ اجلاس بلانا اس کے فرائض میں شامل ہے۔ نائب معتمد بھی ضرورت کے مطابق افسران کا اجلاس بلا سکتا ہے
اعلیٰ سطح کا اجلاس
اعلیٰ سطح کے اجلاس کو کانفرنس کا نام بھی دیا جاتا ہے۔ اس اجلاس میں ڈویژن یا محلے کے علاوہ باہر سے ماہرین کو شامل کر لیا جاتا ہے۔ بسا اوقات ایسا ہوتا ہے کہ محکمہ کے افراد کو کسی مسئلہ پر رائے عامہ حاصل کرنا نا گزیر ہو جاتا ہے۔ اس صورت میں تجویز کردہ شرکاء کو دعوت نامے جاری کر دیئے جاتے ہیں۔ ایسے اجلاس کے انعقاد کے لیئے ضروری ہے کہ باہر سے شرکت کرنے والے افراد کی رضا مندی حاصل کر لی جائے تا کہ مقررہ وقت پر وہ اجلاس کے مقام پر پہنچ سکیں ۔ یہ قدم احتیاطی تدابیر میں شامل ہے ۔ تا کہ شریک ہونے والا شخص اجلاس میں شامل ہونے کے لئے اپنے آپ کو تیار رکھ سکے۔
دعوت نامه
دعوت نامہ اجلاس کا ایک ضروری حصہ ہے۔ دعوت نامہ میں اجلاس کے انعقاد کی تاریخ وقت اور جگہ کی نشاندہی کی جاتی ہے۔ اس میں اراکین سے درخواست کی جاتی ہے کہ وہ اجلاس میں شرکت فرمائیں ۔ دعوت نامہ اجلاس کے انعقاد کیلئے ایک بنیادی اکائی کی حیثیت رکھتا ہے۔ بہتر یہ ہے کہ دعوت نامہ اور ایجنڈا بیک وقت بھیجے جائیں۔ اور دعوت نامہ میں حوالہ دے دیا جائے کہ متعلقہ ایجنڈ لف ہے۔ بعض اراکین عدیم الفرصت ہوتے ہیں اور وقت کے ناکافی ہونے کی وجہ سے اجلاس میں شرکت نہیں کر سکتے ۔ اس وجہ کے پیش نظر دعوت نامہ موزوں وقت پر بھیجا جائے تا کہ اراکین اپنی روزمرہ کی مصروفیات میں سے اجلاس میں شرکت کی گنجائش رکھ سکیں ۔ نیز شرکائے اجلاس کے لئے خاطر خواہ تیاری کر سکیں ۔
دعوت نامے کے لوازمات
دعوت نامہ درست ہو اس میں جگہ اور وقت کا تذکرہ ہو ۔ اگر اجلاس کسی خاص کاروباری لین دین سے متعلق ہو تو دعوت نامہ میں اس کی وضاحت کر دی جائے ۔ تا کہ اراکین حاضر ہونے سے قبل معاملہ کے تمام پہلوؤں پر غور کر لیں ۔ بصورت دیگر وہ اجلاس کو عام نوعیت کا اجلاس تصور کریں گے ۔ اور اس کے متعلق کسی قسم کی تیاری نہ کر سکیں گے اور نہ ہی ضروری اعداد و شمار جمع کر سکیں۔
وقت کا تعین
دعوت نامہ میں وقت کا تعین قوانین کی رو سے کیا جاتا ہے ۔ سالانہ عام اجلاس یا کوئی قرارداد منظور کرانے کے لئے دعوت میں مدت کم از کم میں دن کی درج کی جائے ۔ دوسرے قسم کے اجلاسوں کے لئے چودہ دن کی مدت مناسب ہے۔
دعوت نامہ کسی کو بھیجا جائے
قوانین کی رو سے صرف متعلقہ اراکین کو دعوت نامہ بھیجا جائے ۔ غیر متعلقہ شخص کو دعوت دینے سے گریز کیا جائے ۔
دعوت نامہ بھیجنے کا ذریعہ
یہ امر ضروری ہے کہ جن افراد کو دعوت نامہ بھیجا جائے ان سے وصولی کی رسید حاصل کرنے کا انتظام بھی کیا جائے ۔ دعوت نامہ یا بذریعہ رجسٹرڈ خط یا کسی قاصد کے ذریعے بھیجا جائے ۔ اس طرح اجلاس منعقد کرنے والے فریق کا اطلاع وصول ہونے کا تحریری ثبوت مل جاتا ہے
داخلی اجلاس کے دعوت نامہ کا نمونہ
داخلی اجلاس کا دعوت نامہ عام طور پر ایک اطلاع نامہ کی شکل کا ہوتا ہے ۔ اس کا ایجنڈا دعوت نامہ میں ہی شامل کر دیا جاتا ہے ۔ کیونکہ یہ زیادہ طویل نہیں ہوتا۔ ذیل میں اس اجلاس کا نمونہ درج ذیل ہے
- کینٹ سیکرٹریٹ
- اسٹیبلشمنٹ ڈویژن
- 31 جنوری 2013ء
اسٹیبلشمنٹ ڈویژن کے معتمد اضافی ، شریک معتمد اور نائب معتمد صاحبان کا ایک اجلاس معتمد کے دفتر میں 7 فروری 2013 کو 9 بجے صبح ہونا قرار پایا ہے ۔ اجلاس میں متعلقہ ڈویژن کے بارے میں چند اہم امور پر غور کیا جانا مقصود ہے۔
دعوت نامہ کو جاری کرنے والے مقتدرہ افسر
دعوت نامہ کو جاری کرنے والے اقتدار یہ مخصوص ہونا چاہئے ۔ کسی ادارے کے افسران میں سے ہر ایک کو حق حاصل نہیں ہوتا کہ وہ دعوت نامے جاری کرے ۔ آئین کے ذریعے ہر ادارہ میں دعوت نامہ جاری کرنے کے لئے مخصوص فرد کو نا مزد کر دیا جاتا ہے۔ درج کردہ لوازمات پورا نہ کرنے سے دعوت نامہ قانونی طور پر پورا نہیں ہوگا۔ ان لوازمات کے بغیر جاری ہونے والے دعوت نامے کے متعلق اگر توثیق حاصل کر بھی لی جائے تو قانونی طور پر اجلاس کی کوئی حیثیت نہیں ہوگی
دعوت نامہ کے عمومی لوازمات
دعوت نامہ درست ہو اس میں جگہ اور وقت کا تذکرہ ہو۔ اگر اجلاس کسی خاص کارد باری لین دین سے متعلق ہو تو دعوت نامہ میں اس کی وضاحت کر دی جائے ۔ تا کہ اراکین حاضر ہونے سے قبل معاملہ کے تمام پہلوؤں پر غور کر لیں ۔ بصورت دیگر وہ اجلاس کو عام نوعیت کا اجلاس تصور کریں گے ۔ اور اس کے متعلق کسی قسم کی تیاری نہ کر سکیں گے اور نہ ہی ضروری اعداد و شمار جمع کر سکیں۔
اجلاس کی روئیداد لکھنے کے اصول
اجلاس کی تاریخ مقرر کرتے وقت حتمی فیصلہ کر لیا جائے جس کے لئے صدر اجلاس کی منظوری ضروری ہے۔ اجلاس میں شرکت کرنے والے اراکین کی تحریری رضا مندی حاصل کر لی جائے۔ روائیداد میں صرف انہی امور کا ذکر کیا جائے جو اجلاس میں باقاعدہ طور پر پیش کئے گئے ہوں۔ اگر اراکین نے کسی مسئلہ پر طویل بحث مباحثہ کیا ہو تو روئیداد لکھتے وقت غیر ضروری باتوں کا ذکر نہ کیا جائے ۔ ان فیصلوں کو احتیاط سے تحریر کیا جائے ۔ جن کا دوران اجلاس ذکر کر دیا گیا ہو۔ اجلاس کے ختم ہوتے ہی روئیداد ترتیب دی جائے۔ کیونکہ بعض ایسی باتیں بھی ہوتی ہیں جو تحریر نہ کی گئی ہوں ۔ بلکہ معتمد نے ان کو ذہن نشین کر لیا ہو۔ لیکن زیادہ وقت گزر جانے کے بعد ذہن میں رکھی ہوئی چیز محفوظ نہیں کر سکتی ۔ اگر اجلاس کے فوراً بعد روئیداد لکھی جائے تو اشارات اور حافظہ دونوں کی مدد سے روئیدادنویسی کو جاندار بنایا جا سکتا ہے۔ روئیداد نویسی کا انداز جامع اور سادہ ہونا چاہئے ۔ مبہم الفاظ سے حتی الوسیع گریز کیا جائے ۔ زیر بحث آنے والے مسائل کا مختصر طریق پر ذکر کیا جائے ۔ طوالت سے پر ہیز کیا جائے۔ روئیداد کا عملہ ایجنڈا کے تابع ہونا چاہئے ۔ روئیدادنویسی میں شقوں کی ترتیب ایجنڈا کی ترتیب کے مطابق رکھنے والی ہو۔ چونکہ روائیداد نویسی میں بہت سے فیصلے بھی لکھے جاتے ہیں۔ لہٰذا معتمد کو دیانتداری کا دامن ہاتھ سے نہیں چھوڑ نا چاہنے معتمد کا رویہ دوست اور دشمن کے ساتھ یکساں ہونا چاہئے ۔ ان فیصلوں کو تحریر کرنے میں ہچکچاہٹ محسوس نہ کی جائے جو کہ اجلاس کے دوران وقوع پذیر ہو چکے ہوں۔ روا ئیداد نویسی کو ضبط تحریر میں لانے کے لئے معتمد کو ذاتی بغض کا اظہار نہیں کرنا ۔ – چاہئے ۔ روئیداد نویسی اجتماعی نقطہ نظر کے پیش نظر عمل میں آنی چاہئے ۔ ذاتی . اغراض و مقاصد کی خاطر کسی فریق کو نا جائز قسم کے نقصان نہیں پہنچانا چاہئے۔ روئیداد کو ضبط تحریر میں لاتے وقت سچائی اور درستی سے کام لیا جائے کسی قسم کی کوتاہی اور غلطی کے سرزد ہونے سے سنگین حالات منظر عام پر آسکتے ہیں چونکہ روئیداد کسی معاملہ کا تحریری ریکارڈ ہوتا ہے۔ لہٰذا معتمد کو احسن طریقہ سے فریضہ سر انجام دینا چاہئے۔ چونکہ ایک دفتر میں مختلف قسم کے اجلاس ہوتے ہیں ۔ لہٰذا ہر اجلاس کی روئیداد کی کتاب علیحدہ علیحدہ مقرر کی جائے۔
ہم أمید کرتے ہیں آپ کو “اجلاس کی اہمیت“ کے بارے میں مکمل آگاہی مل گئی ہوگی۔۔۔
👈🏻مزید معلومات کیلئے ہمارے اس لنک پر کلک کریں
ہماری ویب سائٹ پر آنے کیلئے شکریہ
……………… اجلاس کی اہمیت ………………