دفتر میں مشینوں کی اہمیت ⇐ جس طرح زندگی کے تمام شعبوں میں مشینوں کا عمل دخل ہو چکا ہے اسی طرح دفتری کام میں بھی مشینیت ہی کاروبار میں عجلت کا سبب سمجھی جانے لگی ہے دفاتر میں مشینوں کے تعارف نے پیمائش قدر کے انداز بدل دیئے ہیں۔ دفاتر میں مشینوں کی موجودگی منافع کا سبب بن رہی ہے۔ مشینوں کے استعمال سے دفاتر کی کارکردگی میں بے پناہ اضافہ ہوا ہے۔ نیز کاروبار ایک منصوبہ کے تحت انجام پانے لگا ہے۔ صنعت و تجارت اور دیگر شعبہ ہائے زندگی میں دستی کام کی بجائے بڑی اور بھاری مشینیں چلتی ہوئی نظر آتی ہیں۔ تمام پیداواری ادارے خواہ وہ سرکاری ہیں یا نجی سب کے کاروبار کی بنیاد تو سیع پسندانہ عزائم پر رکھی جاتی ہے۔ اگر چہ مشینوں کے استعمال سے مصارف اور انسانی محنت میں کمی آجانی چاہیے تھی مگر بڑھتی ہوئی ضروریات کے پیش نظر مشینری اور مزدوری میں اضافہ ہوتا چلا جا رہا ہے۔ دفتر میں مشینوں کے استعمال کے مندرجہ ذیل پہلو مشینوں کی اہمیت کو اجاگر کرتے ہیں ۔
تیز رفتار کار کردگی
جہاں مشینوں نے کاروباری دنیا میں تہلکہ مچا لیا ہے، دفتر بھی اس سے متاثر ہوئے بغیر نہ رہ سکا۔ جس سرعت سے دیگر شعبہ ہائے زندگی میں کاروبار سر انجام دیا جا رہا ہے اسی طرح دفتر کو بھی اپنے کاروبار کی انجام دہی کے انداز بدلنے پڑے۔ ہر دفتر خواہ وہ چھوٹا ہو یا بڑا مشینری کے وجود سے بے نیاز نہیں ہو سکتا ہے ۔ دفتر کو اس دور میں جدید مشینری رکھنے کی ضرورت ہے۔ ہر آجر اپنے کاروبار میں تسلسل رکنے اور دوام بخشنے کے لیے جدید سے جدید مشینری کے حصول میں کوشاں ہے۔ دفتری پیداوار کو بڑھانے سے مالی استحکام میں خاطر خواہ اضافہ ہوا ہے۔ ذرائع نقل وحمل، خبر رسائی ، معاشی مشاغل کی سہولتوں کے میسر آنے سے سرمایہ کاری کی رفتار بھی بڑھتی جارہی ہے۔ اس نسبت سے دفتری کام بڑھ گیا ہے اور سرعت سے بھی ہونے لگا ہے۔ مشینوں سے دفتر میں کام تیزی سے سرانجام پانے لگا ہے۔
جدت پسندی
موجودہ دور میں جدت پسندی کا روبار کی روح رواں ہے۔ صنعت کار خواہ وہ کسی معیار کا ہو محققانہ ذہن لے کر کاروبار کے میدان میں داخل ہوتا ہے اور اشیاء کی پیدائش میں جدت پسندی کی جھلک پیدا کرتا ہے جو کہ صارفین کے لیے کشش کا باعث بنتی ہے۔ کاروباری اداروں میں شعبہ کا قیام حصول منافع کے لیے سنگ میل کی حیثیت رکھتا ہے۔ اشیاء کو دیدہ زیب اور پرکشش بنانے کا کام اس دور میں مشینیں ہی ادا کر سکتی ہیں۔
صنعتی انقلاب
صنعتی انقلاب نے صرف کارخانوں کو ہی دیو ہیکل مشینوں اور آلات سے مزین نہیں کیا۔ بلکہ زندگی سے متعلقہ ہر شعبہ میں مشینی قوت کی لہر دوڑا دی ہے زندگی کا ہر میدان خواہ وہ صنعت سے تعلق رکھتا ہے، گھریلو زندگی سے یا دفتری زندگی سے، مشین سے متاثر نظر آتا ہے۔ جس طرح کسی شے کی پیدائش کے مرحلہ سے لے کر اس کے صرف کے مرحلہ تک مشینوں کی ہی کار فرمائی نظر آتی ہے۔ اس طرح دفاتر میں دستی آلات کے بجائے مشینی آلات سے کام ہونے لگا ہے۔ یہ بات دلچسپی اور حیرت سے خالی نہیں کہ پیدائش کاری سے لے کر اشیاء کی فروخت تک بشمول رقم کی وصولی اور ادائیگی ، تمام اقدامات مشینوں کے ذریعے نہایت تیزی سے سرانجام پارہے ہیں اور دفتر کے اندر مہینوں کا حساب کتاب بہت تیزی سے سر انجام دیا جا رہا ہے۔
مسابقت
جس طرح مارکیٹ میں اشیاء کی پیدائش اور خرید فروخت میں مسابقت کا پہلو نمایاں رہا ہے اسی طرح دفتری کار کردگی بھی متاثر ہوئے بغیر نہیں رہ سکتی ۔ دفتر میں اس کے کام کی احسن طریقہ سے کار کردگی ہی اس کی رسد ہے ۔ اس رسد کو قابل قبول بنانے کے لیے بھی مسابقت ہی کارفرما ہے۔ کار کردگی کی پیدائش میں اسے جدید مشینوں اور دفتری آلات سے کام لینا پڑے گا۔ اس سے متعلقین کے ساتھ روابط بڑھیں گے ۔ چونکہ دفتر کاروبار کا ایک حصہ ہے اگر کاروبار وسیع تر ہوتا جا رہا ہے اور جدید مشینری کی پیداوار میں اضافہ ہورہا ہے تو اسی اعتبار سے دفتری کار کردگی میں بھی اضافہ اور تنوع کی ضرورت ہے۔ یہی وجہ ہے کہ آج کا دفتر پرانے دفاتر سے کئی وجوہات کی بناء پر ممیز نظر آتا ہے جو کہ مسابقت کا نتیجہ ہے۔
دفتر میں مشینوں کا استعمال سے
جس طرح زندگی کے تمام شعبوں میں مشینوں کا عمل دخل ہو چکا ہے اسی طرح دفتری کام میں بھی مشینیت ہی کاروبار میں عجلت کا سبب سمجھی جانے لگی ہے دفاتر مشینوں کے تعارف نے پیمائش قدر کے انداز بدل دیئے ہیں ۔ دفاتر میں مشینوں کی موجودگی منافع کا سبب بن رہی ہے۔ مشینوں کے استعمال سے دفاتر کی کارکردگی میں بے پناہ اضافہ ہوا ہے۔ نیز کاروبار ایک منصوبہ کے تحت انجام پانے لگا ہے۔ صنعت و تجارت اور دیگر شعبہ ہائے زندگی میں دستی کام کی بجائے بڑی اور بھاری مشینیں چلتی ہوئی نظر آتی ہیں ۔ تمام پیداواری ادارے خواہ وہ سرکاری ہیں یا نجی سب کے کاروبار کی بنیاد توسیع پسندانہ عزائم پر رکھی جاتی ہے۔ اگر چہ مشینوں کے استعمال سے مصارف اور انسانی محنت میں کمی آجانی چاہیے تھی مگر بڑھتی ہوئی ضروریات کے پیش نظر مشینری اور مزدوری میں اضافہ ہوتا چلا جارہا ہے۔
جدید دور کی مشینیں
کہا گیا ہے کہ ٹائپ رائٹر ہی کسی دوسری مشین کی نسبت ، تمام جدید مشینوں کی بنیاد ہے۔ ٹائپ رائٹر جب ۱۸۷۳ ء میں متعارف ہوا تو شاید یہ بات نہ سوچی گئی ہو کہ یہ دفتری زندگی پر کس طرح اثر انداز ہوگا ۔ ٹائپ رائٹر نے ہی ٹائپسٹ کو جنم دیا جس کی کثیر تعداد آج دفاتر میں کام کر رہی ہے۔ ٹیکنالوجی خواہ کتنی ہی ترقی کیوں نہ کر جائے وہ ٹائپ رائٹر کے وجود سے بے نیاز نہیں ہو سکتی۔ مختلف قسم کی کئی مشینری کے آجانے پر بھی ٹائپ رائٹر کا مقام کم نہیں ہوا۔
حساب کارمشین
دفاتر میں کثرت سے استعمال ہونے والے آلات میں ٹائپ رائٹرز کے بعد حساب کار مشینوں کا شمار کیا جاتا ہے۔ وقت گزرنے کے ساتھ ساتھ ان کا استعمال مزید بڑھتا جا رہا ہے۔ شروع میں حسابی مشینوں کا استعمال صرف بڑے بڑے دفاتر میں ہوتا ہے تھا۔ مگر اس وقت ہر دفتر میں ایک یا دوسری قسم کا حساب کار آلہ موجود ہے۔ حسابات کا کاروبار سر انجام دینے کے لیے دفتر کے کارندے کو یہ آلات استعمال کرنے پڑتے ہیں۔ لہذا عملی میدان میں جانے سے پہلے پہلے آلات سے واقفیت حاصل کر لینا ضروری ہے۔ حساب کار آلات یا تو حساب لگانے میں ہماری مدد کرتے ہیں یا مکمل طور پر حساب لگا دیتے ہیں۔ ان کی مدد سے جمع ، تفریق، ضرب کا کام آسانی سے ہو جاتا ہے۔ دفتر کے کارندے یا عمل گیر سے کوئی غلطی ہو جائے تو ہو جائے ورنہ حساب کار مشینیں ایسی غلطیوں سے مبرا ہیں ۔ لمبی لمبی جدولوں کے ہندسوں کا جمع کرنا ایک وقت طلب امر تھا اور کافی محنت بھی درکار تھی ۔ مگر حساب کار مشینوں کی ایجاد نے اس مشکل کو حل کر دیا ہے۔ کیونکہ ان کے درج ذیل فوائد ہیں کم محنت سے زیادہ کام ہو جاتا ہے۔ برقی آلات محاسی کے ایجاد ہو جانے کی وجہ سے جنگ اور بیمہ کمپنیاں چشم زدن میں حساب کر لیتے ہیں۔ محنت اور وقت کی بچت ہوگئی ہے۔ لمبی لمبی ضرب تقسیم و غیرہ کا کام بہت آسان ہو گیا ہے۔ کار کن تھکن کم محسوس کرتا ہے۔ حساب کار آلات سے نتائج جلدی اور صیح برآمد ہوتے ہیں۔ متعدد کارکنوں کی جگہ گنتی کے چند آدمی بہت بڑے کاروبار کو سنبھال سکتے ہیں۔ مہینوں میں ہونے والا کام مجزانہ طور پر چند دونوں میں ہو سکتا ہے۔
خودکار حسابی مشین
یه گردشی حسابی مشین کی جدید ترقی یافتہ قسم ہے۔ دستے وک ہاتھ سے گھمانے کی بجائے یہاں صرف ایک کلید کر دبایا جاتا ہے۔ کیونکہ یہ مشین برقی رو سے چلتی ہے۔ کلید کو دبانے سے مشین تیز رفتاری اور خود کاریت سے تمام عمل خود کرتی ہے۔ اس مشین میں اعشاریہ کا عمل بھی ہو جاتا ہے۔ کیونکہ تقسیم وغیرہ کے نتیجہ میں اعشاریہ ظاہر ہو جاتا ہے۔ کسی رقم کا مربع یا جذر بھی معلوم کی جاسکتی ہے۔
برقیاتی کیلکولیٹر
پیشین قلیل عرصہ میں حسابی عمل کو سیکنڈ کے ہزارویں حصہ میں سرانجام دے سکتی ہے۔ اس مشین کا سب سے بڑا فائدہ یہ ہے کہ اس کا کوئی حصہ متحرک نہیں ہوتا ۔ اس کی عمل کاری کی رفتار بہت تیز ہے نیز اس پر کام کرنے کے لیے خصوصی مہارت کے آدمی کی ضرورت نہیں۔
برقیاتی کمپیوٹر
کمپیوٹر پر قیاتی تحسیب کاری کا بہت بڑی قوت اور اہمیت والا آلہ ہے ۔ یہ آلہ چشم زون میں ایسے کام سر انجام دیتا ہے کہ انسانی ذہن اس کو سمجھنے سے بھی قاصر ہے۔ یہ بات بڑے وثوق سے کہی جاسکتی ہے کہ آج ہم نئے آلات کی دنیا کے کنارے پر کھڑے ہیں ۔ کبھی دنیا الیکٹرانک کہلاتی ہے۔ کمپیوٹر 1950 ء میں ایجاد ہوا جو کہ محض دفتری مقاصد کے لئے استعمال ہوتا تھا۔ کمپیوٹر کی کار کردگی کی ہلکی سی جھلک یہ ہے کہ اس میں تحسیب کاری کا عمل ایک سیکنڈ کے دس لاکھویں حصے میں مکمل ہو جاتا ہے اور ایک اعلیٰ پیمانے پر تیار کیا گیا۔ کمپیوٹر ایک سیکنڈ میں 680.000 نشانات پڑھ سکتا ہے۔ کمپیوٹر کی میکانیت سمجھنے کے لیے کمپیوٹر تک رسائی ہونا ضروری ہے۔
کمپیوٹر کی تفویضات
اطلاعات کو مطلوبہ وقت تک اپنے اندر محفوظ رکھنا۔ اس مقصد کے لیے کمپیوٹر کا ایک حصہ ہوتا ہے جسے رابطہ کاری یونٹ کہتے ہیں۔ حسب خواہش اطلاعات کو ذخیرہ کیا جاسکتا ہے۔ ذخیرہ کرنے کے اس عمل کو مشین کی یادداشت کہتے ہیں۔ حسابی کارگزاری حسابی کارگزاری کی رفتار غیر معمولی ہے۔ ایک صحیح پروگرام کے تحت سیکنڈ کے دس لاکھویں حصہ میں تحسیب کا عمل مکمل ہو جاتا ہے۔ عمل کاری میں تواتر کو ملحوظ رکھتا ہے ۔ کمپیوٹر پورے پروگرام کو کنٹرول کرتا ہے جو کہ پہلے سے ہی ترتیب دیا جا چکا ہوتا ہے۔ یہ مشین وہی کام کرے گی جس طرح سے ہدایت دی جائے گی۔ مثلاً ہدایت کے مطابق کچھ نمبر آئندہ عمل کاری کے لیے محفوظ رکھے گی۔ نئے نمبر ذخیرہ سے چن لے گی اور ان نمبروں کو پیچھے نہ بھیج دے گی جن کی بعد میں ضرورت پیش آئے گی۔ کمپیوٹر نتائج کی ترجمانی کرتا ہے اور اطلاعات مہیا کرتا ہے۔ تحسیب کے جوابات متعلقہ حصہ سے ظاہر ہوتے ہیں نظام کی ضرورت کے مطابق الفاظ اور ہند سے ظاہر ہو جاتے ہیں ۔
کمپیوٹر کےفوائد
کمپیوٹر سے کاروبار کے ہر پہلو سے متعلقہ شماریاتی مواد اور اطلاعات تیزی سے حاصل ہوتی ہیں ۔ اطلاعات کو کنٹرول کرنے کا بہترین ذریعہ ہے۔ ایک کاروباری ادارہ ہفتوں اور مہینوں کی بجائے ایک یا دو دنوں میں اپنی سینکڑوں شاخوں کے حساب و کتاب اور ذخائر کو محسوب کر سکتا ہے۔ اسی لحاظ سے کمپیوٹر کی کارکردگی کا تفاعل اور کفایت سال کے بعد اس کی تضیب کے ہو اخراجات کے برابر ہو جاتی ہے۔ کھاتوں میں حساب و کتاب لین دین کے انتقال میں انسانی محنت اتنی بچ گئی ہے کہ انتہائی پیچیدہ کام سیکنڈ کے ہزارویں حصہ میں وقوع پذیر ہو جاتا ہے۔ – تحقیقی کام جس میں پیچیدہ قسم کے حسابات رکاوٹ بن جاتے ہیں۔ کمپیوٹر کی مدد سے غیر معمولی رفتار سے پایہ تکمیل تک پہنچ جاتا ہے۔ اس کی ایک بہت بڑی خوبی عمل کاری میں پچک کی سہولت ہے۔ مختلف کاروباروں کی کار کردگی کے مطلوبہ تعداد میں پروگرام تیار کیے جاسکتے ہیں۔ کمپیوٹر کی موجودگی میں تھوڑے ہی سٹاف سے کام پایہ تکمیل تک پہنچ جاتا ہے ۔ کسی ادارہ میں اس کی مدد سے مرکزی نظام قائم رہتا ہے کیونکہ مرکزی طور پر کسی ادارہ سے متعلق تمام معلومات حاصل ہو جاتی ہیں اور مواد حاصل ہو جاتا ہے۔ تمام کام درست طریق پر سر انجام پاتا ہے۔ اگر کمپیوٹر کی قسم کی غلط اطلاع دے تو اس کا قصور نہیں بلکہ یہ درآمد کی ان پٹ غلطی ہوگی ۔
ہم أمید کرتے ہیں آپ کو “دفتر میں مشینوں کی اہمیت“ کے بارے میں مکمل آگاہی مل گئی ہوگی۔۔۔
👈🏻مزید معلومات کیلئے ہمارے اس لنک پر کلک کریں
ہماری ویب سائٹ پر آنے کیلئے شکریہ
……………. دفتر میں مشینوں کی اہمیت …………..